Hay mucho que los Project Managers pueden hacer en circunstancias como estas. Por un lado, pueden ayudar a que cada gerente funcional entienda más y mejor de qué se trata el mundo de los proyectos. Por ejemplo, invitándolos a las reuniones de lanzamiento (kick-off) de los proyectos, revisando con ellos la contribución requerida de sus áreas al iniciar nuevas fases, generando un ámbito de discusión privada sobre aspectos delicados o problemáticos, y sobre todo, agradeciendo sincera y explícitamente la contribución brindada al proyecto. Además, puede mantener actualizada una “Elevator Stories” con la cual aprovechar conversaciones cortas sobre el proyecto en un pasillo, en el comedor o en el ascensor. Estas conversaciones distendidas ayudan al acercamiento personal y demuestran su actitud de compromiso hacia el proyecto.
Por otro lado, es importante que el Project Manager impulse conductas de la alta gerencia que promuevan el soporte a los proyectos por parte de la gerencia intermedia. Por ejemplo, solicitando que se asigne tiempo para presentar resúmenes de los principales proyectos dentro de reuniones de gerentes, utilizando esas sesiones para agradecer las contribuciones recibidas y buscando el compromiso con las que se requerirán en lo inmediato.
En el mismo sentido, el Project Manager puede promover que la gerencia media y superior impulse mejoras en la capacidad de la organización para dar soporte a los proyectos. Por ejemplo, mejorando los procesos internos de asignación de personal al proyecto, de revisión del portafolio de proyectos, de aprobación de inicio de proyectos, de desarrollo técnico del personal que se asigna a los proyectos, y cualquier otro aspecto que el Project Manager perciba como debilidad en la organización. No está de más ser muy cuidadoso en estos planteamientos, para evitar dar imagen de querer quitarse responsabilidades de encima.
Aún cuando el Project Manager esté ampliamente capacitado, experimentado y comprometido, puede que no resulte exitoso si la organización no lo acompaña. ¿Las sugerencias de arriba son aplicables a su realidad? Si no los son: ¿Qué haría usted?
