Beneficios del OPM

Mire a su alrededor. Todo lo que ve, si no es obra de la naturaleza, es resultado de algún proyecto. El ambiente en el que se encuentra viene de un proyecto de construcción. La computadora que usa es producto de un proyecto de diseño, también la silla donde se sientas y la ropa que usa. ¿Escucha música? Hay proyectos detrás de ella, para escribirla, grabarla y transportarla. ¿Está en un bar? Los servicios que recibe fueron montados por proyectos. También lo manufacturado viene de proyectos que montaron las fábricas e instalaron los  comercios.

La mayor parte de los proyectos se ejecutaron en organizaciones. Sólo unos pocos fueron hechos en proyectos unipersonales. Entonces, el mundo que nos rodea depende mucho de la capacidad de las organizaciones para realizar sus proyectos. Al conjunto de aspectos de los que deviene esa capacidad se lo denomina Organizational Project Management (OPM).

Se puede percibir el OPM desde distintas perspectivas. A mí me tocó empezar a percibirlo desde el rol de Project Manager (PM). Pude observar como la organización fue cambiando paulatinamente. En mis primeros proyectos no conté con una metodología, corrí riesgos y cometí errores que costaron caro y me generaron grandes tensiones. Para la organización todo lo malo de los proyectos era culpa del PM. Al ir madurando, la organización generó modelos para los proyectos parecidos y una metodología con procesos y templates para PMs y otros roles. Mis tensiones cambiaron.

Como responsable de pre-venta participé de la conceptualización y estimación de proyectos. Nuestras fallas se sufrían durante la ejecución de proyectos. Al ir madurando, la organización implantó procesos de revisión de propuestas para mejorar la calidad del producto y de las estimaciones. Intervenían varias gerencias buscando hacer los proyectos correctos, correctamente. Esto nos imponía estándares pero nos definía pasos a seguir, elementos a producir y formas de revisarlos. Pudimos hacer un mejor trabajo, con menos esfuerzo y responsabilidad compartida.

Como PMO comencé haciendo análisis de riesgos en las propuestas y auditorías de proyectos en ejecución. Los análisis de riesgos mostraron que la PMO debía influir al inicio de la conceptualización para evitar fallas recurrentes que aparecían en las revisiones. Las auditorías mostraron debilidades que impulsaron cambios en la gestión del personal.

Como responsable de resultados manejé el portafolio de los proyectos de servicios profesionales. Tuve que autorizar o rechazar la presentación de propuestas. En una organización de ventas es difícil decidir no vender algún proyecto. Fue fundamental contar con procesos para validar los proyectos y predecir sus resultados. Trabajamos en equipo con personas de diversas áreas de la organización. Fuimos madurando y adaptando la organización. Por ejemplo,  generamos un sector de consultores expertos que eran más fácilmente asignables a múltiples proyectos.

La capacidad de las organizaciones para realizar sus proyectos depende de aspectos como los citados. Están las habilidades de los PMs y también las capacidades de otras áreas de la organización. En todos he visto una evolución. Los modelos de madurez del OPM ayudan a las organizaciones en esa evolución. Como fundamento, ofrecen un conjunto de buenas prácticas contra las cuales las organizaciones pueden compararse. Entonces  pueden identificar las prácticas que conviene cambiar, definir hasta donde mejorarlas, planificar el cambio e implantarlo.

Mejorar el OPM hace a las organizaciones más eficientes, rentables y predecibles. Además, hay otros beneficios. Si las organizaciones aciertan más en hacer los proyectos correctos correctamente, tendremos más chances de ir mejorando la parte artificial del mundo que nos rodea y de moderar nuestro impacto en el mundo natural. Si las organizaciones mejoran integralmente su gestión de proyectos, quienes formamos parte del OPM tendremos una mejor calidad de vida en el trabajo. Todos tenemos razones personales y profesionales para impulsar mejoras al OMP de las organizaciones donde actuamos.

¿Qué opina? ¿Son válidas estas reflexiones? ¿Cuánto puede hacer Usted para que el OPM de su organización mejore?

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