He diseñado y estoy conduciendo un servicio para fortalecer
la práctica de gerencia de proyectos que ha demostrado su eficacia y
practicidad en varios clientes. Si le interesa el tema, la síntesis que sigue
le dará una buena idea.
Cada vez es más común encontrar organizaciones conscientes
de la importancia de conducir proyectos exitosamente. La mayoría invierte en
entrenar a sus gerentes de proyecto en metodologías reconocidas y algunas complementan
eso con estrategias que dan soporte organizacional al esfuerzo de los equipos
de proyecto.
Parte de esa estrategia es fortalecer y homogenizar la
gestión de los proyectos, respetando sus aspectos particulares, pero facilitando
un entendimiento común entre los equipos de proyecto y el resto de la
organización. Sin ese entendimiento es imposible que la organización apoye los
proyectos, y sin ese apoyo los proyectos no alcanzan los resultados.
El servicio que estoy prestando fortalece y homogeniza la
gestión de proyectos rápidamente. Consiste en sesiones de trabajo focalizadas
en los aspectos que generan más problemas en los proyectos. En estas sesiones
se trabaja sobre un grupo reducido de proyectos que se encuentren realmente en
ejecución en el cliente. A cada sesión asisten los gerentes de proyecto y los responsables por cada área de trabajo de
esos proyectos. La conducción de cada sesión está personalmente a mi cargo. Explico
las buenas prácticas para un tipo de problemática específico, y dirijo la
aplicación de esas prácticas en cada proyecto seleccionado. Cada participante
hace el trabajo de detalle, con mi apoyo.
Las sesiones son usualmente semanales, de medio día de
duración, para manejar de tres a cinco proyectos, con un total de entre seis y
quince personas. El ambiente no es el de una clase, sino el de equipos de
proyecto trabajando y discutiendo casos reales. Las discusiones son sobre
problemas reales, de los cuales las personas conocen muchos detalles y por los cuales tienen emociones (no son
sobre situaciones imaginarias ni sobre ideas abstractas). En ese contexto
ocurre verdadero aprendizaje, con estilo para adultos. Con esa dinámica ocurre el
desarrollo de las personas, no meramente el acopio de conocimiento que luego
pueda quedar en el estante.
El primer foco de trabajo es el esquema de seguimiento y la
revisión del progreso de los proyectos, porque como están en ejecución, la
mejora en estos aspectos se percibe de inmediato. Los participantes sienten
satisfacción por el resultado de su esfuerzo, ven que luce mejor su trabajo y
que les demanda menos esfuerzo. Sus jefes empiezan a ver más consistencia en
las explicaciones y proposiciones, perciben menos excusas, sienten que vale la
pena continuar con esta iniciativa y prestan más apoyo al esfuerzo.
Los sucesivos focos de atención van siendo elegidos
conjuntamente, en base a la criticidad percibida. La experiencia me demostró
que la atención se vuelca a la planificación. Es decir, una vez mejorado el
seguimiento y la revisión, quedan de manifiesto debilidades de planificación. Entonces
el foco del trabajo se vuelca sobre conceptualización, planificación,
organización, requerimientos, y vigilancia del alcance. Una vez encauzada cada mejora, se continúa usufructuándola
y dándole apoyo, mientras se pone foco en las que siguen.
En paralelo con la aplicación de buenas prácticas, las
sesiones tratan temas de habilidades blandas. Mucha gente que integra equipos
de gestión de proyectos proviene de cargos técnicos, y tal vez aún está en esos
cargos. Allí se está poco expuesto a usar esas habilidades, ya
que la tarea es realizar uno mismo su trabajo. Apoyado en la discusión de los proyectos reales, expongo e impulso la reflexión sobre aspectos
como comunicación humana, asertividad, motivación, liderazgo, formación de
equipos, ética, negociación, resolución de conflictos, responsabilidad por la
verdad, y otros.
La serie de sesiones consigue proyectos específicos mejor
encauzados y con mejor chance de éxito. Pero fundamentalmente, las experiencias
que conduzco logran un cambio trascendente en la gente, más importante que el
aumento de conocimiento. Un cambio de actitud y entonces, de desempeño. Me
gusta pensar que es un cambio que mejora personas, más que empleados. Pienso
que mejora la calidad de vida de las personas. Como consecuencia, mejora
sensiblemente la predictibilidad de los proyectos y el margen del empleador.
Si le interesase hablar de detalles sobre cómo impulsar una
iniciativa de este estilo, considéreme a sus órdenes y hágame llegar sus comentarios.
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