Conferencias

A veces, uno no está seguro sobre si darle más tiempo a algún tema. Por ejemplo, ahora usted puede estar preguntándose si sigue leyendo. El propósito de estas líneas es darle una idea sobre los temas de artículos que resumen mis conferencias.

Las conferencias están orientadas a quienes tienen que ver con la gestión de proyectos, como gerentes de proyecto, de programas, o de portafolios, o bien tienen un cargo que los lleva a influir o depender de proyectos. Cada conferencia plantea una problemática, expone visiones de varios referentes, impulsa reflexiones integradoras y promueve la discusión de puntos clave. Al fin de cada conferencia se habrán conseguido nuevas ideas y enfoques para mejorar la práctica diaria.

Los servicios conducen iniciativas de mejora en la madurez de la práctica de gerencia de proyectos en las organizaciones. Tienen orientación eminentemente práctica que desarrollan al personal del cliente mediante la aplicación de buenas prácticas en casos reales. A continuación se presentan, en general, las conferencias y los servicios. Un mayor detalle puede encontrarse a través de los enlaces que figuran a la derecha.

CONFERENCIAS: Los temas de las conferencias son los siguientes:

Gestionar lo Crítico: La metodología de gestión de proyectos es fácil de entender, pero a veces su extensión hace difícil focalizar los asuntos de más importancia para gestionar cada proyecto. La conferencia propone seleccionar un grupo reducido de aspectos a priorizar y expone elementos clave para darles tratamiento. De esta forma, en lugar de prestar atención a tareas que deberían delegarse o quizás ignorarse, se está alerta ante aspectos que merecen atención directa, y se fomenta esta actitud dentro del equipo del proyecto y en toda la organización.

Para qué Trabajar: El desempeño en nuestro trabajo depende, en gran medida, de cuanto significa para cada uno de nosotros la actividad que realizamos, mientras la realizamos. La sesión se apoya en conceptos extraídos del libro “Para qué trabajamos” de Sergio Sinay, y los relaciona con el quehacer de los proyectos y su entorno. Aún cuando contemos con un buen método de trabajo, las herramientas, las habilidades y el tiempo necesario, tener claro para qué trabajamos agrega algo imprescindible: las ganas de hacerlo.

Embarcar a los Interesados: Los interesados, es decir, aquellos que serán beneficiados o impactados por el proyecto, más los que podrían contribuir, ayudar o entorpecer el trabajo, son cruciales para cualquier proyecto. Sin embargo, a veces identificamos sólo a algunos, como el cliente más activo, nuestro jefe, el especialista técnico clave o algún otro interesado muy evidente. La conferencia expone puntos clave en la identificación y el tratamiento de los interesados, y presenta una síntesis del trabajo de Edward Freeman, “Stakeholders Theory”. Esta teoría muestra cómo la ética se cuela en el ámbito de los negocios cuando uno percibe que los interesados son personas reales, que se ven afectadas por lo que hagamos.

Asertividad en el Trato: Si algo no transcurre como nos gustaría, tendemos a reaccionar, y a veces lo hacemos de una forma que no ayuda a reencauzar bien las cosas. La conferencia introduce la asertividad como una herramienta para el equilibrio, como una forma confiable para encarar aquello que no nos gusta. Con este enfoque, no es necesario dejar pasar cosas que nos desagradan en pos de proteger relaciones, y es posible actuar sin generar problemas mayores a los que buscamos resolver.

Indagar los Requerimientos: Levantamos requerimientos al inicio de cada proyecto, cuando todo parece ir bien, el equipo está tranquilo, hay poca o ninguna presión, y tal vez nos conformamos con un lindo documento. La conferencia resume puntos clave de buenas prácticas para conseguir y manejar requerimientos. Se enfatiza la relevancia de indagar, que implica aguzar el ingenio, usar la experiencia, leer entre líneas, en contraposición con meramente preguntar, anotar, y luego generar un  documento como memoria de lo conseguido.

Abordar lo Complejo: Creemos que todo se puede planificar. Nos enoja que las cosas programadas no salgan bien. Cuando pasa, pensamos que el plan estuvo mal o que la gente tuvo mala voluntad. La conferencia nos pone de cara a escenarios de incertidumbre tipificados y brinda estrategias para desempeñarnos adecuadamente en cada uno. Brinda herramientas para  identificar la clase de incertidumbre involucrada en el quehacer a enfrentar, anticipar la estrategia más conveniente y percibir si la incertidumbre está cambiando de tipo.

Operacionalizar los Proyectos: Si somos parte de la organización pero estamos fuera de los proyectos, tendemos a verlos como algo separado de nosotros. Si estamos en los proyectos, tendemos a sentirnos fastidiados por no tener suficiente apoyo de la organización. La conferencia presenta el estándar OPM3 (del PMI), sus conceptos clave, y un enfoque para operacionalizar la práctica de gestión de proyectos en las organizaciones. Clarifica la dependencia que los proyectos tienen de la organización que los ejecuta, brindando fundamentos para iniciativas de mejoramiento tanto de la práctica de gestión de proyectos como del soporte de la organización.

Negociar con Oponentes: Algunas negociaciones nos resultan abrumadoras, y para colmo, casi todo lo que necesitamos debemos negociarlo. La conferencia expone el enfoque del libro “supere el no”, de William Ury, una estrategia que él llama solución conjunta. Dice que podemos cambiar el juego y negociar con éxito, sin sentir que es un tira y afloje en el que triunfará el más grande, más poderoso o más rico.

Ética en los Proyectos: La ética nos parece importante. Queremos ser tratado éticamente, decimos ser éticos, pero a veces, no estamos convencidos de si lo que estamos por hacer es ético. La conferencia explica los conceptos clave sobre ética, la forma en que evolucionaron, y reflexiona sobre el compromiso ético. Estas reflexiones sobre ética bañarán el quehacer de los proyectos, y nuestra forma de tratar con los interesados. No tenemos chance de éxito en los proyectos sin influir en los interesados, y necesitamos ser éticos.

Consolidad el Cambio: Sentimos que no se nos acompaña en el cambio, notamos resistencia, y cuando logramos completar alguno, no dura mucho. La conferencia explica las aptitudes clave que pautan la conducta para el cambio y las herramientas para mejorarlas y armonizarlas. Facilita el diagnóstico de las actuales aptitudes para el cambio, tanto en uno mismo como en los demás, e impulsa comportamientos que sustentan el manejo de los cambios.

SERVICIOS: Los servicios de mejora de la práctica de gerencia de proyectos son los siguientes:

Fortalecer los Proyectos: El servicio fortalece y homogeniza la gestión de proyectos rápidamente. Consiste en sesiones de trabajo focalizadas en los aspectos que generan más problemas en los proyectos. En estas sesiones se trabaja sobre un grupo reducido de proyectos que se encuentren realmente en ejecución en el cliente. A cada sesión asisten los gerentes de proyecto y  los responsables por cada área de trabajo de esos proyectos. La conducción de cada sesión está personalmente a mi cargo. Explico las buenas prácticas para un tipo de problemática específico, y dirijo la aplicación de esas prácticas en cada proyecto seleccionado. Cada participante hace el trabajo de detalle, con mi apoyo.

Integrar otras Áreas: Me ocupo de facilitar la integración de los niveles de gerencia medio y superior de las empresas a través de mi apoyo en actividades cruciales para los proyectos, como la conceptualización, selección, revisión, gestión de cambios y escalamiento de problemas. El corazón del trabajo es mi participación personal en sesiones reales sobre un grupo reducido de proyectos que se encuentren en ejecución. Primero pongo foco en sesiones de revisión gerencial de los proyectos. A estas asisten, inicialmente, los gerentes responsables por el portafolio de proyectos y los gerentes de los proyectos elegidos. Durante las revisiones contribuyo en la moderación de las interacciones, y uso el acontecer real para explicar el método de revisión y seguimiento. A medida que la interacción madura, voy incorporando otras de las actividades cruciales y otras gerencias, como las de áreas técnicas o de negocio, y la alta gerencia.

Ahora: ¿cree que valdría la pena leer el detalle? La secuencia no es obligatoria. Puede empezar por el que le interese más; los encuentra en el menú de la derecha. Si le gusta, siga con algún otro de los resúmenes. Si quiere más, están las conferencias. Si se pregunta cómo sacar provecho práctico de esto, lea Fortaleces los Proyectos o Integrar otras Áreas, también a la derecha.

Gracias por llegar hasta aquí.