Como complemento del servicio para fortalecer los proyectos (ver enlace a la derecha), trabajo en la
integración de los niveles medio y superior de gerencia con el quehacer de
los proyectos. Mi trabajo consiste en mejorar el entendimiento entre las
personas en cada nivel, participando en las instancias relevantes de interacción. Si le interesa el tema, la siguiente síntesis puede ayudarle.
Si bien es común que las organizaciones reconozcan la
importancia de los proyectos e inviertan en entrenar a sus gerentes de
proyecto, sólo algunas se esfuerzan en mejorar el soporte organizacional a los
proyectos. Sin ese soporte, la intención de mejorar los proyectos queda a
medio camino, y quienes impulsan las mejoras quedan insatisfechos. Entonces se genera una tensión que enlentece o impide mejorar la práctica
de gerencia de proyectos, y puede parecer que entrenar a los gerentes de proyecto no ha servido.
Para enfrentar este desafío, ofrezco facilitar la integración
de los niveles de gerencia medio y superior de las empresas a través de mi apoyo en actividades
cruciales para los proyectos, como la conceptualización, selección, revisión,
gestión de cambios y escalamiento de problemas. Para ser efectivo en estos
aspectos, se necesita un lenguaje común entre directores y dirigidos, o se
corre el riesgo de llegar sólo a un entendimiento a medias.
El corazón del trabajo es mi participación
personal en sesiones reales sobre un grupo reducido de proyectos que se
encuentren en ejecución. Primero pongo foco en sesiones de revisión gerencial
de los proyectos. A estas asisten, inicialmente, los gerentes responsables por
el portafolio de proyectos y los gerentes de los proyectos elegidos. Durante las
revisiones contribuyo en la moderación de las interacciones, y uso el
acontecer real para explicar el método de revisión y
seguimiento. El objetivo es hacer más efectiva la interacción entre los
diferentes niveles de gerencia. A medida que la interacción madura, se van
incorporando otras gerencias, como las de áreas técnicas o de negocio, y la
alta gerencia.
Típicamente, las sesiones son mensuales,
de medio día de duración, para manejar de tres a cinco proyectos, con un total
de entre seis y quince personas. El ambiente no es el de una conferencia sino
el de equipos de gerencia trabajando y discutiendo casos reales. Las
discusiones son entre personas que conocen los detalles, tienen intereses y buscan
resultados de negocio concretos. En ese contexto se internalizan los conceptos
y el lenguaje. Con esa dinámica ocurre el desarrollo de las personas, no
meramente el acopio de conocimiento que luego pueda quedar olvidado.
El primer foco de trabajo es la
revisión del progreso y estado de los proyectos, porque así las mejoras se usufructúan
rápidamente. Los gerentes de proyecto consiguen un mejor entendimiento de las
perspectivas de sus jefes y se quedan con compromisos más claros y cumplibles
antes de la siguiente revisión. La gerencia superior queda en conocimiento de
los hitos relevantes venideros y de aspectos que necesitan su
participación y apoyo. Durante las sesiones, el diálogo busca descartar excusas
y conseguir explicaciones consistentes.
Los sucesivos focos de atención se eligen
conjuntamente, en base a la criticidad percibida. Es razonable que la atención
se vuelque a la conceptualización y selección de proyectos, porque las
revisiones exponen debilidades en esos aspectos. Entonces el foco del trabajo
se vuelca sobre análisis de factibilidad, estimación, planificación, riesgos y
organización. Una vez encauzada cada mejora, se le brinda apoyo mientras se
pone foco en las siguientes mejoras.
La serie de sesiones de revisión
consigue proyectos específicos más alineados con las estrategias de negocio y
con mayor chance de éxito. Pero fundamentalmente, las experiencias que conduzco están
orientadas a un cambio más trascendente. Un cambio de actitud que mejora la
calidad de vida de las personas involucradas mientras mejora su desempeño. Como
consecuencia, mejora sensiblemente la predictibilidad de los proyectos y el
margen del negocio.
Si le interesase hablar de
detalles sobre cómo impulsar una iniciativa de este estilo, considéreme a sus
órdenes. Por favor, hágame llegar sus comentarios, y gracias por su interés.
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